30. November 2018

Mammutprojekt OZG – wie geht’s?

Hohe Berge türmen sich mit dem Onlinezugangsgesetz vor der öffentlichen Verwaltung. Wie kann es gelingen, bis 2022 die wichtigsten Verwaltungsleistungen online anzubieten? Eine Routenempfehlung.

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Summary

Mit dem Onlinezugangsgesetz steht die öffentliche Verwaltung vor einer großen Aufgabe: Bis 2022  sollen Bürgern und Unternehmen 575 Verwaltungsleistungen online angeboten werden. Damit dies gelingt, braucht es passende Methoden, Struktur, Überblick und Mut.

Mit dem im August 2017 in Kraft getretenen Onlinezugangsgesetz (OZG ) sind Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen bis zum Jahr 2022 digital anzubieten. Der IT-Planungsrat übernimmt in diesem Zusammenhang eine zentrale Rolle. Mit dem Koordinierungsprojekt „Digitalisierungsprogramm“ verfolgt er zwei wesentliche Handlungsstränge.

Schwerpunkte des OZG

Portalverbund

Digitale Verwaltungsleistungen

Portalverbund

Der Portalverbund verknüpft die Verwaltungsportale von Bund, Ländern und Kommunen und ermöglicht jedem Bürger über ein Nutzerkonto Zugang zu Online-Verwaltungsleistungen.

Digitale Verwaltungsleistungen

Ein weiteres wesentliches Ziel besteht in der digitalen und nutzerfreundlichen Bereitstellung von Verwaltungsleistungen für Bürger und Unternehmen.

Der Plan sieht vor, über einen bundesweiten Portalverbund alle onlinefähigen Verwaltungsleistungen anzubieten. Aktuell liegt dazu ein vom Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat veröffentlichter OZG-Umsetzungskatalog vor, der 575 Verwaltungsleistungen beinhaltet. Diese gliedern sich in 14 Themenfelder, wie z. B. Umwelt, Gesundheit, Bauen & Wohnen.

Eine BETA-Version des künftigen Verwaltungsportal des Bundes wurde bereits am 20. September 2018 im Netz bereitgestellt. Dort finden sich Beispiele, die zeigen, mit welchen Funktionen das Verwaltungsportal Bund – als Bestandteil des bundesweiten Portalverbunds – in Zukunft genutzt werden kann. Derzeit können Leistungsbeschreibungen aus zehn Bundesländern eingesehen werden.

Das OZG ist eine Mammutaufgabe, die mit den richtigen Prozessmanagement-Methoden geschafft werden kann.

Wie sich das OZG umsetzen lässt

Was es heißt, Verwaltungsleistungen zu digitalisieren, wissen wir bei MACH ziemlich gut. Und aus der einen oder anderen Projekterfahrung heraus mag man sich fragen, wie das denn überhaupt zu schaffen ist. Schließlich handelt es sich bei den 575 Leistungen um zum Teil sehr unterschiedliche Prozesse und Verfahren. Die Bandbreite reicht von Visa-Angelegenheiten über Elterngeld bis hin zu Baugenehmigungen, die jeweils auf verschiedenen Verwaltungsebenen geregelt werden.

Wahrlich eine Mammutaufgabe, die aber mit den richtigen Prozessmanagement-Methoden und einem gut strukturierten Projektmanagement bewältigt werden kann. MACH hat bereits über 1.000 Projekte mit diesem Vorgehen erfolgreich abgeschlossen und unterstützt Verwaltungen weiterhin bei der zukunftsorientierten Optimierung ihrer Prozesse.

Dabei kümmern wir uns nicht nur um die Digitalisierung der überwiegend verwaltungsinternen Sekundärprozesse, wie etwa das Management von Finanzen, Personal und Informationen. Auch extern ausgerichtete Primärprozesse zur Leistungserbringung für Bürger und Wirtschaft gehören zu unserem Portfolio. Dies sind etwa verschiedenste Prüf-, Antrags- und Fördermittelverfahren auf den jeweiligen Verwaltungsebenen.

Was Software und Anbieter leisten

Für die digitale Umsetzung der Prozesse greifen wir auf unsere bewährte MACH Software zurück und betten diese bei Bedarf in die erforderlichen Umgebungen (z. B. Portale oder Fachverfahren) ein. Der Einsatz einer Standard-Software für die digitale Abbildung von Verwaltungsprozessen verlangt eine Lösung mit hoher Konfigurierbarkeit und vom Anbieter umfassendes Branchen-Know-how. Vorteile sind u. a. reduzierte Aufwände in den Einführungsprojekten sowie Zukunftssicherheit durch die stetige Weiterentwicklung der Standardkomponenten.

Unabhängig davon, welche Aufgabe ein Prozess beinhaltet und in welchem Verwaltungsbereich er angesiedelt ist, das Vorgehen zur Optimierung ist letztendlich gleich: Im Idealfall werden Prozesse erst aufgenommen, analysiert und optimiert, bevor sie digitalisiert und – sofern es sinnvoll und technisch umsetzbar ist – automatisiert werden. Manchen Prozess kann man vor dem Hintergrund digitaler Möglichkeiten auch komplett in Frage stellen.

Wir arbeiten dabei sehr eng mit unseren Kunden zusammen und stehen mit ihnen im regelmäßigen Austausch, denn sie kennen die Prozesse und Anforderungen am besten. Insofern begrüßen wir in Bezug auf die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes die starke Orientierung an den Bedürfnissen der Bürger und Unternehmen. Denn letztendlich sind sie die Kunden der Verwaltung, die es mit nutzerfreundlichen Angeboten zu erreichen gilt.

Erfolgreich den Gipfel erklimmen

Das Gefühl nach einem abgeschlossenen Digitalisierungsprojekt – bzw. im Fall des OZG nach 575 digitalisierten Verwaltungsleistungen – ist dann mindestens genauso gut, wie nach einer erfolgreichen Bergtour. Gelingt es, diesen Pfad erfolgreich zu meistern, hat der Standort Deutschland auch in Sachen internationaler Wettbewerbsfähigkeit einen guten Schritt nach vorne gemacht.

Viele Bürger und Unternehmen werden ihren Erwartungen entsprechend flexibel, komfortabel und transparent das Leistungsangebot der öffentlichen Verwaltung in Anspruch nehmen können.

fit für die Digitalisierung durch:

Ausrüstung

Ziel

Aussicht

Ausrüstung

Unser erprobtes Vorgehensmodell setzt an der richtigen Stelle an. Ihre Prozesse werden identifiziert, erhoben, analysiert, konzipiert, umgesetzt und gemessen.

Ziel

Optimierungspotentiale identifizieren und umsetzen, um effiziente und transparente Arbeitsabläufe zu schaffen.

Aussicht

Eine durchgängig hohe Prozessqualität – ob bei manuellen, digitalen oder gar automatisierten Prozessen.

Gern prüfen wir gemeinsam mit Ihnen, ob Ihre Prozesse fit für die Digitalisierung sind.

Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen!

Sandra Wilkens,

Senior Vertriebsberaterin & Expertin Prozessmanagement MACH AG

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