4. Oktober 2018

Papierlos, digital, maschinengesteuert: Sieht so die Verwaltungszukunft aus?

Im Expertengespräch erklären Lena Müller-Ontjes und Jan Hedtfeld, warum die Zukunft der öffentlichen Verwaltungen nicht ohne Technologien wie Blockchain, Künstliche Intelligenz und Augmented Reality denkbar ist.

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Summary

Die Begriffe Blockchain, Künstliche Intelligenz (KI) und Augmented Reality (AR) sind derzeit allgegenwertig. Doch was bedeuten sie überhaupt? Und wie beeinflussen diese neuen Technologien den Alltag in der öffentlichen Verwaltung? Im Gespräch mit Lena Müller-Ontjes, Leiterin des MACH Innovation Hub, und Jan Hedtfeld, Leiter des Joint Innovation Lab, schaffen wir Klarheit und diskutieren, welchen Nutzen die Technologien für Bürger, Mitarbeiter und Entscheider der öffentlichen Verwaltung in der Zukunft bieten.

Gruppenbild 4 Personen mit Augmented Reality Brillen und Controllern

Lena Müller-Ontjes: Die Verwaltungsarbeit der Zukunft ist digitalisiert, was bedeutet, dass die Prozesse optimiert, digitalisiert und automatisiert werden: Klassische Routinearbeiten in der Verwaltung können künftig maschinell unterstützt werden. Es wird weniger Papier geben, da Dokumente wie Formulare digital bearbeitet und versendet werden. Die Verwaltung wird mobiler. Die junge Generation ist es gewohnt mit Smartphones, Tablets und anderen mobilen Geräten zu arbeiten. Dies wird sich in die Prozesse der Verwaltung übertragen. Anträge und Formulare sollten zukünftig mobil bearbeitet werden können. Unterschriften und Signaturen sollten ebenfalls jederzeit von jedem Ort erfolgen können, dabei muss immer die Datensicherheit gewährleistet sein.

Jan Hedtfeld: Des Weiteren sehe ich die Verwaltung enger am Bürger: Die Kommunikation läuft direkter, Termine werden schon jetzt online vereinbart und der Bürger muss nicht erst aufs Amt, um etwas zu beantragen. Denn das Ziel ist, dass alle Verwaltungsprozesse, mit denen der Bürger in Berührung kommt, online zur Verfügung stehen.

Anwendungsbeispiel:
Virtuelle Bauplanung mit Augmented Reality

In der öffentlichen Verwaltung der Zukunft ist denkbar, dass Augmented Reality beim Bauantragsverfahren unterstützt: Anstatt nur auf komplizierte Baupläne zu blicken, zeigt Augmented Reality zusätzlich anhand des Bauplans ein 3D-Modell. Der MACH Innovation Hub hat gemeinsam mit der Universität zu Lübeck eine smarte App als Showcase entwickelt, die das 3D-Modell mit der digitalen Bauakte verknüpft. Veränderungen am Gebäude lassen sich mithilfe dieses dreidimensionalen Modells besser nachvollziehen, ohne dass eine intensive Einarbeitung in den Bauplan notwendig ist.

Für die Sachbearbeiter der öffentlichen Verwaltung bietet Augmented Reality ebenfalls Vorteile: Sie können auf diese Weise schneller beurteilen, ob der Bau genehmigt werden kann oder ob nachgebessert werden muss. Selbst eine virtuelle Besichtigung des Gebäudes ist denkbar, wenn mit Virtual Reality (VR) noch eine weitere Technologie zum Einsatz kommt.

Blockchain bietet die Möglichkeit, wichtige Dokumente manipulationssicher abzulegen, sodass der Bürger online darauf zugreifen kann.

Jan Hedtfeld, Blockchain-Experte und Leiter Joint Innovation Lab

Wozu benötigt die Verwaltung der Zukunft Blockchain?

Lena Müller-Ontjes: Die Technologien optimiert Prozesse: Blockchain bietet die Möglichkeit, wichtige Dokumente manipulationssicher abzulegen, so dass der Bürger online darauf zugreifen kann. Beurkundungen können per Blockchain auf digitalem Weg durchgeführt werden. Andere Länder, wie Estland beispielsweise, nutzen dieses Verfahren bereits.

Jan Hedtfeld: Zudem geht es darum, Medienbrüche zu verhindern: Viele Dokumente liegen bereits digital vor, werden aber ausgedruckt, unterschrieben und per Post zur nächsten Behörde geschickt. In der Zukunft sollen Dokumente digital in der Blockchain gespeichert werden, während jeder Bürger entscheiden kannn, welchen Behörden er Einsicht gewähren möchte.

Anwendungsbeispiel:
Rechtsgültige Online-Verträge dank Blockchain

Die digitale Identität des Einzelnen ist derzeit im Internetverkehr noch ein akuter Schwachpunkt. Mithilfe der Blockchain gehört der Identitätsdiebstahl im Internet jedoch der Vergangenheit an, da die Schlüsseltechnologie als manipulationssicher gilt. In der Blockchain sind die Daten nämlich so angelegt, dass sie eindeutig zugeordnet, nachträglich nicht veränderbar und vor Hackerangriffen sicher sind. Dadurch könnten Bürger künftig rechtsgültig Verträge online abschließen und sogar digital wählen gehen.

Künstliche Intelligenz kann einfache digitale Prozesse automatisch und effizient abwickeln, sodass sich Mitarbeiter komplexeren Themen widmen können.

Jan Hedtfeld, Blockchain-Experte und Leiter Joint Innovation Lab

Und wie erleichtert Künstliche Intelligenz (KI) den Alltag von Bürgern, Mitarbeitern und Entscheidern?

Jan Hedtfeld: Assistenzsysteme wie Chatbots und Sprachbots, die auf künstlicher Intelligenz basieren, können die Bürger dahingehend unterstützen, dass einfache und wiederkehrende Anträge oder Anliegen schneller und direkter bearbeitbar sind – und zwar rund um die Uhr an sieben Tagen in der Woche. Der Bürger ist näher an der Behörde und erhält direkt Antwort.

Lena Müller-Ontjes: Auch der Sachbearbeiter in der öffentlichen Verwaltung profitiert davon, wenn er bei Anwendungen von einem KI-basierten System unterstützt wird. Bei Routinearbeiten ist eine Unterstützung durch Künstliche Intelligenz möglich. Es erfolgt beispielsweise die Zuordnung der Post automatisiert – ein Vorgang der jetzt häufig noch manuell in der Verwaltung abgewickelt wird. Künftig kann ein Programm die Post auslesen und anhand der Begrifflichkeiten dem passenden Sachbearbeiter zuordnen.

Jan Hedtfeld: Künstliche Intelligenz kann einfache digitale Prozesse automatisch und effizient abwickeln, sodass sich Mitarbeiter anderen Themen widmen können. Mithilfe von KI lässt sich also Zeit bei wiederkehrenden Routinearbeiten einsparen – ein Pluspunkt auch für Entscheider, die sich aktuell mit dem demografischen Wandel und dem Fachkräftemangel konfrontiert sehen.

Anwendungsbeispiel:
Empfehlungen auf der Basis von KI

Noch muss der Bürger beim Amtsgang wissen, welche Leistungen ihm zustehen und wo er diese beantragen kann. Hier kann die Verwendung von künstlicher Intelligenz (KI) einen Lösungsansatz bieten: Ein System, das mit den Daten und Informationen des einzelnen Bürgers gespeist wird und intelligent agiert, könnte Bürgern individuell Empfehlungen geben sowie bei Anträgen mit Informationen und Zugängen versorgen. Sobald ein Antrag gestellt ist, könnte das System außerdem eine personalisierte Checkliste zur Verfügung stellen und auf Terminfristen hinweisen. 

Inwiefern vereinfachen moderne Technologien Behördengänge für Bürger?

Jan Hedtfeld: Hier ergeben sich vor allem indirekte Vorteile: Dadurch dass die Mitarbeiter nicht mehr mit einfachen, wiederkehrenden Aufgaben ausgelastet sind, können sie einen höherwertigen, qualifizierten Service bieten und entsprechend individueller beraten, da mehr Zeit für den einzelnen Bürger zur Verfügung steht.

Gruppenbild 4 Personen mit Augmented Reality Brillen und Controllern

Die Zukunft im Blick: Der MACH Innovation Hub stellt sich vor

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